Prozessoptimierung im Informationszyklus

Unsere Dienstleistungen - Das können wir für Sie leisten

Die Prozesse zur Generierung von Informationen für Anwender, Service und andere Zielgruppen sind in Unternehmen in der Regel über viele Jahre gewachsen. Dabei haben sich die Arbeitsweisen sowie die verwendeten Werkzeuge und Prozesse nach und nach entwickelt und gefestigt.

Ändern sich nun die Anforderungen an die benötigten Informationsprodukte, z. B. durch neue Zielgruppen oder die steigende Digitalisierung, kann es notwendig sein, die bestehenden Arbeitsweisen, Prozesse und Werkzeuge auf den Prüfstand zu stellen.

Auch der Wunsch nach mehr Effizienz kann ein Grund sein, bestehende Prozesse des gesamten Informationslebenszyklus unter die Lupe zu nehmen.

Das Wichtigste bei der Prozessoptimierung ist es, alle direkt oder indirekt beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter zu berücksichtigen. In unseren Optimierungsprojekten achten wir daher besonders darauf, insbesondere diese Menschen einzubeziehen und ihre Ansichten, Sorgen und Ideen zu berücksichtigen.

Schritt 1: Zielsetzung fixieren

Bei der Prozessoptimierung stellen wir zunächst die Frage nach der konkreten Zielsetzung für die Optimierung der Informationsprodukte. Hierbei gehen wir aber noch einen Schritt weiter:

Für die Optimierung bestehender Prozesse ist es ebenfalls wichtig zu wissen, welche Ziele im Unternehmen verfolgt werden und wie sich diese auf die Detailziele im Informationsprozess auswirken. Erst wenn die Zielsetzung unter Berücksichtigung der übergeordneten Unternehmensziele feststeht, kann die Richtung für die Prozessoptimierung klar definiert werden. Daher starten wir die Prozessoptimierung zumeist mit einer Befragung der Stakeholder und beschäftigen uns in einem eigenen Vor-Ort-Workshop zunächst mit einer klaren Zieldefinition.

Schritt 2: Ist-Zustand analysieren

Je nach Zielsetzung kann die Analyse des Ist-Zustands entweder in einem Vor-Ort-Workshop abgehandelt werden, oder aber sie erfordert eine detaillierte Recherche mit Befragung der Prozessbeteiligten und Stakeholder.

Ist Letzteres erforderlich, erarbeiten unsere Berater individuelle Methoden, um die Recherchen so effizient und aufschlussreich wie möglich zu gestalten. Selbstverständlich werden die Ergebnisse der Analyse des Ist-Zustands dabei umfassend dokumentiert.

Schritt 3: Sollprozess gemeinsam erarbeiten

Auf Basis der Erkenntnisse der Ist-Analyse und der festgelegten Zielsetzung arbeiten wir Optimierungspotenziale und Ansätze zur Umsetzung heraus. In einigen Fällen kann es aber auch sinnvoll sein, einen komplett neuen Prozess aufzusetzen.

Schritt 4: Prozess in der Praxis testen

Da Theorie und Praxis manchmal auseinandergehen, ist es wichtig, die neuen bzw. optimierten Konzepte zu testen. Je nach Umfang der Änderungen geschieht dies entweder im laufenden Betrieb oder anhand von Testprojekten. Unsere Berater begleiten die gesamte Testphase und sorgen dafür, dass Erkenntnisse in die weitere Optimierung der Prozesse münden.

Schritt 5: Prozess implementieren

Wird nun der neue Prozess in die Praxis umgesetzt, gilt es Einiges zu beachten. Das Wichtigste dabei sind die Information, Schulung und Unterstützung der Prozessbeteiligten. Hierbei unterstützen Sie unsere Berater, Projektleiter, IT-Experten und Mitarbeiter der entsprechenden Fachabteilungen.

Optimierte Prozesse betreiben

Je nach Make-or-Buy-Entscheidung betreiben wir den neuen Prozess für Sie vollständig oder in Teilen. Alternativ übergeben wir den Prozess im Rahmen der Implementierung an Ihre Mitarbeiter und bleiben als Prozessoptimierer oder mit operativer Unterstützungsleistung auf Abruf im Hintergrund.

Kontinuierliche Verbesserung

Werden die optimierten Prozesse gelebt, empfiehlt es sich, auch für die Zukunft ein System der kontinuierlichen Verbesserung aufzubauen. Auch beim Aufbau der entsprechenden Methoden und Controlling-Elemente unterstützen Sie unsere Berater gern.

Und zu guter Letzt: Das Thema Prozessoptimierung ist nicht nur auf Kundenebene für uns sehr wichtig. Selbstverständlich leben wir kontinuierliche Verbesserung auch in den Prozessen, die wir für unsere Kunden betreiben.