Stellen Sie Ihre Anleitung auf den Prüfstand: mit dem Dokumentations-Check

Unsere Dienstleistungen - Das können wir für Sie leisten

Im Laufe der Zeit ändern sich die Anforderungen an Nutzerinformationen wie Betriebsanleitungen, Bedienungsanleitungen oder Gebrauchsanweisungen immer wieder einmal. Da ist es sinnvoll, gelegentlich zu überprüfen, inwieweit die erstellten Dokumente noch den aktuellen Anforderungen entsprechen. Genau das leistet unser Dokumentations-Check.

Umfang des Checks

Im Zuge der Beratung analysieren wir Ihre Nutzerinformationen hinsichtlich der Einhaltung rechtlicher und normativer Vorgaben, die auf Ihr Produkt zutreffen.

Neben dem formalen Aufbau und der Vollständigkeit der Anleitung werden unter anderem folgende Punkte geprüft:

  • Struktur und Systematik

  • fehlende bzw. überflüssige Inhalte

  • Sicherheitskonzept

  • Formulierungen

  • Abbildungssystematik

  • Layout und Übersichtlichkeit

  • Benutzerfreundlichkeit und Navigation

Außerdem erarbeiten wir Vorschläge zur Verbesserung in Bezug auf die oben genannten Punkte. Im Anschluss erhalten Sie einen Bericht zum Dokumentations-Check mit einer Kurzübersicht der angewandten Prüfkriterien, der Bewertung der Umsetzung in der geprüften Anleitung und unseren Verbesserungsvorschlägen.

In einem optionalen Beratungstermin – telefonisch, mittels Online-Konferenz oder in Ihrem Hause – präsentieren wir Ihnen die Ergebnisse unserer Analyse.

Mit dem Dokumentations-Check zeigen wir Ihnen eventuelle Abweichungen Ihrer Betriebsanleitung zu den normativen Vorgaben auf. Das ist die Basis, auf der Sie gezielt Verbesserungen vornehmen können, um die Compliance zu den Europäischen Richtlinien für Ihr Unternehmen zu erhöhen.

Abb. Dokumentations-Check Beispielseite "Vollständigkeit"
Abb. Dokumentations-Check Beispielseite "Handlungsbedarf"

Zusatzoptionen

Die nachfolgenden Zusatzoptionen ergänzen den Dokumentations-Check um weitere Bewertungskriterien zu spezifischen Fragestellungen.

Zusatzoption: Prüfung der Übersetzung

Aus der Anleitung zu Ihrem Produkt wählen wir eine Stichprobe von 10 Seiten aus und lassen diese durch unsere muttersprachlichen Fachübersetzer in folgenden Punkten prüfen:

  • Vollständigkeit (Übereinstimmung mit dem Quelltext)

  • Zielgruppengerechte Übersetzung

  • Rechtschreibung und Grammatik

  • Verständlichkeit

  • Terminologie

  • Beachtung kultureller und landesspezifischer Eigenarten des Ziellandes

Die Prüfung erfolgt in Anlehnung an ISO 17100:2015 "Übersetzungsdienstleistungen – Anforderungen an Übersetzungsdienstleistungen".

Zusatzoption: Prüfung der Anleitung für den Einsatz in den USA

Auf dem US-Markt herrschen im Rahmen der Produkthaftung besondere Bedingungen. Im Gegensatz zu Europa gibt es nur sehr wenige Normen oder Richtlinien zur Technischen Dokumentation. Gleichzeitig muss man mit drastischen Strafen bei Produkthaftungsfällen rechnen. Dabei sind die Hersteller besonders über Instruktionsmängel angreifbar.

Die Prüfung Ihrer Anleitung erfolgt nach Kriterien, die wir in Zusammenarbeit mit US-Anwälten entwickelt haben. Zudem prüfen wir nach den Vorgaben des Standards ANSI Z535.6 "American National Standard For Product Safety Information in Product Manuals, Instructions, and Other Collateral Materials".

Idealerweise erhalten wir die US-englische Fassung Ihrer Anleitung zur Prüfung. Alternativ kann die deutsche Anleitung vor Übersetzung ins US-Englische geprüft werden.

Zusatzoption: Prüfung der Anlagendokumentation nach Kriterien des DIN-Fachberichts 146

Mit der "Leitlinie für die Zusammenfassung von Informationen aus Betriebsanleitungen von Komponenten" steht ein einheitlicher Leitfaden für die Technische Dokumentation im Anlagenbau zur Verfügung.

Anhand einer Checkliste prüfen wir die Erfüllung der im DIN-Fachbericht 146 genannten Anforderungen an die Anlagendokumentation, insbesondere zu:

  • Inhalt und Struktur

  • Sicherheitskonzept

  • Textintegration und Verweise

  • Technische Daten der Gesamtanlage

  • Lebensphasen

Die Anleitungen der einzelnen Komponenten sind nicht Gegenstand der Prüfung, müssen uns jedoch zur Verfügung stehen.

Zusatzoption: Check der Risikobeurteilung

Genauso wie bei den Anleitungen ist es auch bei den nach Maschinenrichtlinie geforderten Risikobeurteilungen sinnvoll, diese gelegentlich auf die Einhaltung der normativen Anforderungen zu prüfen. Dies bieten wir als Zusatzoption im Rahmen des Dokumentations-Checks an.

Erfahren Sie mehr: ⇘ „Wir prüfen Ihre Risikobeurteilung“