VDMA-Leitfaden: Einführung eines Redaktionssystems für die Technische Dokumentation

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VDMA-Leitfaden: Einführung eines Redaktionssystems für die Technische Dokumentation

Die Zahl der am Markt erhältlichen Redaktionssysteme wird immer größer. Wer den Nutzen von Redaktionssystemen erkannt hat und eines einführen möchte, steht vor der schwierigen Aufgabe, das für ihn passende System auszuwählen. Um dies zu erleichtern, hat die Abteilung Informatik im VDMA unter Mitwirkung von kothes einen neuen Leitfaden veröffentlicht.

Der Industriearbeitskreis „Redaktionssysteme“ des VDMA hat den Leitfaden „Einführung eines Redaktionssystems in der Technischen Dokumentation“ erarbeitet. Der Leitfaden sensibilisiert Führungskräfte für die Problemstellungen in der Technischen Dokumentation und zeigt Gründe für die Einführung von Redaktionssystemen auf.

Abb. VDMA-Leitfaden: Einführung eines Redaktionssystems für die Technische Dokumentation

Kern des Leitfadens ist die Unterstützung von Unternehmen bei der Auswahl des richtigen Redaktionssystems. Er enthält zudem wichtige Tipps für die Vorgehensweise bei der Einführung eines Redaktionssystems. Auch an kritischen Betrachtungen mangelt es nicht. Hier stellt der Leitfaden „Stolpersteine“ der Systemeinführung dar und zeigt Wege auf, diese Hürden zu bewältigen.

Bewusst enthält der Leitfaden des VDMA keinerlei Informationen zu den am Markt erhältlichen Systemen. Für den Vergleich unterschiedlicher Systeme beinhaltet der Leitfaden jedoch eine Entscheidungsmatrix, die der VDMA zum Download im Excel-Format bereitstellt. Diese Matrix enthält zahlreiche Systemanforderungen in den Bereichen:

  • Frontend Usability

  • Verwaltung der Module

  • Möglichkeiten des Editors

  • Versionsverwaltung

  • Erstellen von Publikationen

  • Übersetzungsmanagement

  • Grafiken- und Medienverwaltung

  • Administration

  • Technik

  • Kompetenz des Anbieters

Jede einzelne Anforderung kann individuell priorisiert werden. Im Auswahlprozess sollten zu den einzelnen Anforderungen Punkte für die betrachteten Systeme vergeben werden. Abschließend gibt es eine übersichtliche Zusammenfassung, aus der die von dem Tool ermittelte Gesamtpunktzahl je System ersichtlich ist. Außerdem können hier die Systemkosten eingetragen werden, so dass sich eine perfekte Übersicht für die Auswahl des passenden Systems ergibt.

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